Sut gawsoch chi fy ngwybodaeth?
Fe’ch cyfeiriwyd atom gan sefydliad arall. Pan wnaethoch chi drafod yr atgyfeiriad gyda nhw, dylent fod wedi egluro i chi beth rydyn ni’n ei wneud a pham roedden nhw’n rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda ni.
Dylent hefyd fod wedi dweud wrthych ble gallech gael copi o’r hysbysiad preifatrwydd hwn.
Pan gysyllton ni â chi gyntaf, gofynnwyd rhai cwestiynau i ddarganfod y ffordd orau o roi cyngor i chi. Gofynnwyd am eich caniatâd i gofnodi’r wybodaeth.
Os ydym yn eich helpu gyda phroblem iechyd meddwl ac arian, byddwch wedi derbyn ffurflen i’w llofnodi i roi caniatâd i ni gofnodi a rhannu eich gwybodaeth fel y gallwn eich helpu.
Pwy sydd â fy ngwybodaeth?
Mae eich gwybodaeth yn cael ei chadw gan Mental Health UK sy’n rhedeg Cyngor Iechyd Meddwl ac Arian.
Mae Mental Health UK yn sefydliad elusennol corfforedig (rhif 1170815). Gallwch gysylltu ag Mental Health UK mewn perthynas â’ch data gan ddefnyddio’r manylion canlynol:
Rheolwr Data MHUK
15fed Llawr
89 Glanfa Albert
Llundain
SE1 7TP
Darperir Cyngor Iechyd Meddwl ac Arian gan Rethink Mental Illness yn Lloegr, Adferiad yng Nghymru, Change Mental Health yn yr Alban a Mindwise yng Ngogledd Iwerddon. Yn dibynnu ar ble rydych chi’n byw, bydd ein gwasanaeth yn cael ei ddarparu gan un o’r pedwar sefydliad hyn.
Pa wybodaeth sydd gennych chi amdanaf i?
Rydym yn cadw gwybodaeth amdanoch chi er mwyn i ni allu rhoi cyngor priodol i’ch helpu chi. Mae rhywfaint o hyn yn bersonol a gellir ei ddefnyddio i’ch adnabod chi, er enghraifft eich enw, dyddiad geni, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn.
Gall gwybodaeth arall fod yn sensitif, fel eich diagnosis iechyd meddwl, cyflyrau iechyd eraill ac ethnigrwydd. Gelwir hyn yn ddata categori arbennig.
Os ydych chi wedi anfon gwybodaeth atom i helpu gyda’ch achos, bydd gennym gofnod o hyn.
Beth yw defnydd fy ngwybodaeth ar ei gyfer?
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio i roi cyngor cywir. Mae’n ein galluogi i benderfynu sut y gallwn eich cynorthwyo, a pha opsiynau eraill a allai fod o gymorth i wella eich iechyd meddwl ac ariannol.
Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni, efallai y byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth pan fyddwn ni’n cysylltu â thrydydd partïon a all eich helpu i gyflawni eich nodau.
Rydym hefyd yn defnyddio gwybodaeth ddienw (heb unrhyw fanylion personol) at ddibenion ystadegol. Mae hyn yn ein helpu i ddeall yr ystod o bobl rydym yn eu helpu, nodi unrhyw gymunedau nad ydym yn eu cyrraedd a hefyd deall yr ystod o wahanol broblemau y mae pobl yn eu hwynebu a beth y gellir ei wneud i fynd i’r afael â’r problemau hyn.
Os ydych chi wedi rhoi caniatâd, efallai y bydd eich gwybodaeth hefyd yn cael ei defnyddio i asesu pa mor effeithiol yw’r gwasanaeth, a sut y gellid ei wella.
Sut ydych chi’n sicrhau bod eich defnydd o fy ngwybodaeth yn gyfreithlon?
Rhaid i ni gael eich caniatâd penodol i gofnodi eich data, gan gynnwys unrhyw wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni am eich iechyd meddwl. Rydym yn cael hyn trwy gael eich caniatâd ar lafar dros y ffôn a hefyd yn ysgrifenedig pan fyddwch chi’n llofnodi ein ffurflen ganiatâd.
Mae’r gyfraith yn caniatáu casglu a defnyddio eich gwybodaeth os oes ei hangen ar gyfer budd busnes cyfreithlon i ni. Rhaid i’w defnydd fod yn deg, yn gytbwys, a pheidio â chael effaith anghymesur ar eich hawliau.
Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i sicrhau ein bod yn rhoi’r cyngor a’r gefnogaeth orau bosibl i chi, i’n helpu i ddatblygu ansawdd ein gwasanaeth, ac i gydymffurfio ag unrhyw ofynion cyfreithiol.
Ydych chi’n rhannu fy ngwybodaeth gydag unrhyw un?
Ni fyddwn yn rhannu gwybodaeth heb eich caniatâd, oni bai bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni wneud hynny.
Mae Mental Health UK yn rhannu gwybodaeth gyda’r sefydliadau sy’n darparu’r gwasanaeth cynghori i chi (ar hyn o bryd un o’r pedair elusen a enwir uchod yn dibynnu ar ble rydych chi’n byw).
Pan fyddwn yn eich ffonio chi neu os byddwch chi’n ein ffonio ni, bydd eich galwad yn cael ei llwybro trwy system ffôn a redir gan Call Handling. Rydym yn gwneud hyn er mwyn i ni allu rhedeg gwasanaeth ffôn proffesiynol ac mae’n caniatáu inni recordio a monitro galwadau at ddibenion hyfforddi ac ansawdd. Felly bydd eich rhif ffôn yn cael ei rannu gyda Call Handling. Gallwch ddarllen am sut maen nhw’n delio â’ch gwybodaeth bersonol ar eu gwefan .
Efallai y byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda sefydliadau cynghori eraill a allai eich helpu.
Os ydym yn eich helpu gyda phroblem, rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda’r asiantaethau a nodir ar y ffurflen Awdurdod i Brosesu a Datgelu a anfonwyd atoch. Os ydych wedi dewis llofnodi honno, gallwn gysylltu â nhw ynglŷn â’ch achos.
Rydym yn cofnodi eich manylion mewn cronfa ddata a ddarperir gan ACM solutions ac AdviceUK. Mae hon yn gronfa ddata ddiogel nad oes gan neb ond ni fynediad iddi. Gallwch ddarllen am sut mae ACM solutions yn trin eich data personol ar eu gwefan .
Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni rannu manylion gyda sefydliadau cynghori eraill, efallai y byddant yn cysylltu â chi dros y ffôn, e-bost neu lythyr i gael gwybod a oeddech chi’n fodlon â’r gwasanaeth a gawsoch.
Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni rannu eich ffeil achos gydag aseswyr Safon Ansawdd Cynghori (AQS) neu Safonau Cenedlaethol yr Alban at ddibenion monitro ansawdd, efallai y bydd y wybodaeth am hyn yn cael ei hadolygu a bydd adborth yn cael ei roi i’ch cynghorydd.
Os ydych chi wedi rhoi caniatâd i ni, byddwn ni’n rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliad allanol sydd wrthi’n gwerthuso’r gwasanaeth Cyngor Iechyd Meddwl ac Arian.
Ble mae fy ngwybodaeth yn cael ei chadw?
Cedwir eich gwybodaeth yn y DU. Ni fyddwn yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r DU.
Bydd cofnod eich achos yn cael ei storio’n ddiogel mewn system rheoli achosion electronig y gall ein staff ei defnyddio. Gall copïau papur o’ch data hefyd gael eu storio’n ddiogel a’u cyrchu gan staff o fewn ein gwasanaeth.
Am ba hyd fyddwch chi’n cadw fy ngwybodaeth?
Dim ond cyhyd ag sydd ei angen y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Pan fyddwn wedi rhoi’r holl gymorth y gallwn ei roi i chi, byddwn yn cau eich achos ond yn cadw gwybodaeth yr achos am gyfnod o amser (hyd at 6 mlynedd fel arfer) er mwyn i chi neu ni allu cael mynediad ati yn y dyfodol.
Mae gennym bolisi ynglŷn â pha mor hir rydym yn cadw gwybodaeth. Gallwch gysylltu â rheolwr data Iechyd Meddwl y DU yn y cyfeiriad uchod os hoffech gael copi o hwn.
Pa hawliau sydd gen i?
Mae gennych nifer o hawliau ynghylch eich gwybodaeth.
- Mae gennych yr hawl i gael gwybod sut y bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio. Y daflen hon, y wybodaeth ffôn a’r ffurflenni a anfonwyd atoch yw ein ffordd ni o ddweud hyn wrthych.
- Gallwch ofyn i ni pa wybodaeth sydd gennym amdanoch chi a gofyn am gopi o’r wybodaeth honno. Rhaid i ni ateb i chi o fewn mis. Nid yw’n costio dim i chi ofyn am hyn, er bod rhai amgylchiadau lle gallwn godi ffi weinyddol resymol arnoch.
- Mae gennych yr hawl i gael eich anghofio. Gallwch ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth.
- Os ydych chi’n credu nad yw’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi’n gywir, mae gennych chi’r hawl i ofyn i ni gywiro neu ddiweddaru’r wybodaeth.
- Mewn rhai sefyllfaoedd, mae gennych yr hawl i ofyn am gyfyngu ar y defnydd o’r wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni os oes anghytundeb ynghylch a yw’n gywir, neu sut mae’n cael ei defnyddio.
- Lle rydym yn defnyddio eich gwybodaeth gyda’ch caniatâd, mae’r gyfraith yn caniatáu ichi ofyn i ni symud eich gwybodaeth i ddarparwr gwasanaeth arall.
Mae gennych hawliau hefyd pan fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio ar gyfer marchnata neu’n cael ei rhoi drwy fodel cyfrifiadurol sy’n gwneud penderfyniadau amdanoch chi (e.e. os ydych chi’n gwneud cais am forgais). Nid ydym yn gwneud y naill na’r llall o’r pethau hyn gyda’ch gwybodaeth.
Beth alla i ei wneud os ydw i’n anfodlon ag unrhyw beth mewn perthynas â’m data personol?
Gallwch gysylltu â ni gan ddefnyddio’r manylion uchod. Os na allwn ddatrys eich problem ac os ydych chi’n parhau i fod yn anfodlon, gallwch wneud cwyn ffurfiol am sut rydym wedi trin eich data. Gofynnwch am gopi o’n polisi cwynion.
Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i’r Comisiynydd Gwybodaeth. Eu gwefan yw www.ico.org.uk. Os nad oes gennych fynediad i’r rhyngrwyd gallwch ffonio’r llinell gymorth ar: 0303 123 1113